Der Datenschutz nimmt in Unternehmen aller Größen eine zentrale Rolle ein. Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen nochmals deutlich gestiegen – viele Unternehmen benötigen seither einen Datenschutzbeauftragten. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) bietet sich dabei die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten an. Doch wie findet man den richtigen Experten für diese sensible Aufgabe?
In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen zur Auswahl eines passenden externen Datenschutzbeauftragten – praxisnah, verständlich und auf Ihre unternehmerischen Bedürfnisse abgestimmt.
Was macht ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) übernimmt die gleichen Aufgaben wie ein interner, ist jedoch nicht im Unternehmen angestellt. Seine Hauptaufgaben sind:
- Überwachung der Einhaltung der DSGVO und weiterer Datenschutzgesetze
- Beratung der Geschäftsführung und Mitarbeitenden
- Schulung der Beschäftigten
- Unterstützung bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
- Kommunikation mit Aufsichtsbehörden
- Erstellung und Pflege datenschutzrelevanter Dokumente
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend?
Ein Unternehmen muss laut DSGVO (Art. 37) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einen Datenschutzbeauftragten benennen, wenn:
- mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind
- besonders sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden
- eine Datenschutzfolgeabschätzung notwendig ist
- Daten geschäftsmäßig übermittelt, erhoben oder verarbeitet werden
Wird die Benennungspflicht ignoriert, drohen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen. Lassen Sie sich zum Thema Externer Datenschutzbeauftragter umfassend auf privacy-bridge.ch beraten.
Warum einen externen statt internen Datenschutzbeauftragten wählen?
Ein externer DSB bringt viele Vorteile mit sich:
- Unabhängigkeit: Er steht außerhalb der Unternehmenshierarchie und ist nicht in Interessenkonflikte verwickelt.
- Fachwissen: Externe DSBs sind oft spezialisierte Juristen oder IT-Fachkräfte mit fundierter Praxiserfahrung.
- Kosteneffizienz: Statt eines festangestellten Mitarbeiters werden nur die tatsächlich benötigten Leistungen vergütet.
- Keine Schulungsaufwände: Der externe DSB ist bereits ausgebildet und auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung.
- Flexibilität: Leistungen lassen sich individuell anpassen – von der Grundbetreuung bis zum Vollservice.
Worauf sollte man bei der Auswahl achten?
Die Auswahl eines geeigneten externen Datenschutzbeauftragten sollte sorgfältig erfolgen. Achten Sie insbesondere auf:
- Fachliche Qualifikation
Der DSB sollte über nachweisbare Kenntnisse in Datenschutzrecht und IT verfügen, idealerweise mit entsprechenden Zertifikaten (z. B. TÜV, IAPP). - Erfahrung in Ihrer Branche
Praktische Erfahrung mit branchenspezifischen Anforderungen ist von Vorteil, insbesondere in sensiblen Bereichen wie Gesundheitswesen, Finanzen oder E-Commerce. - Verfügbarkeit und Erreichbarkeit
Ein guter DSB sollte zeitnah auf Anfragen reagieren und regelmäßig für Rücksprachen zur Verfügung stehen. - Verständliche Kommunikation
Datenschutz ist ein komplexes Thema. Der DSB sollte in der Lage sein, Sachverhalte klar und praxisnah zu erklären. - Transparente Preisgestaltung
Achten Sie auf nachvollziehbare Angebote mit klar definierten Leistungen – vermeiden Sie unklare Pauschalen ohne Leistungsnachweise.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem externen DSB ab?
In der Regel beginnt die Zusammenarbeit mit einer Bestandsaufnahme, bei der die bisherigen Datenschutzmaßnahmen geprüft werden. Anschließend folgt die Umsetzung konkreter Maßnahmen, wie:
- Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
- Prüfung von Auftragsverarbeitungsverträgen
- Erstellung oder Überarbeitung von Datenschutzerklärungen und Richtlinien
- Durchführung von Schulungen
- Aufbau eines internen Datenschutzmanagements
Die weitere Betreuung erfolgt meist im Rahmen eines monatlichen oder quartalsweisen Servicepakets.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten hängen von Umfang, Unternehmensgröße und gewünschtem Leistungsniveau ab. Typische Modelle sind:
- Basispaket: ab ca. 150 bis 300 € monatlich für kleine Unternehmen
- Standardpaket: zwischen 400 und 800 € monatlich für mittlere Unternehmen
- Individuelle Betreuung: nach Aufwand, z. B. mit Stundensätzen von 100 bis 180 €
Ein seriöser Anbieter wird Ihnen vorab ein transparentes Angebot mit Leistungsbeschreibung unterbreiten.
Was passiert bei einem Datenschutzverstoß?
Bei Datenschutzverstößen kann ein externer DSB wertvolle Unterstützung leisten:
- Sofortige Einschätzung des Vorfalls
- Unterstützung bei der Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde
- Dokumentation der Maßnahmen
- Empfehlung von Korrekturmaßnahmen
- Schulung der Mitarbeitenden zur Vermeidung künftiger Fehler
Ein erfahrener externer DSB hilft, den Vorfall professionell zu bewältigen und Imageschäden zu minimieren.
Mit dem richtigen externen DSB auf der sicheren Seite
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Unternehmen eine flexible, unabhängige und professionelle Lösung zur Umsetzung der DSGVO. Durch seine Erfahrung und Spezialisierung sorgt er für Rechtssicherheit, minimiert Risiken und entlastet interne Ressourcen.
Achten Sie bei der Auswahl auf Fachwissen, Transparenz und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit – so wird Datenschutz zu einem echten Mehrwert für Ihr Unternehmen.
Wenn du möchtest, kann ich dir zusätzlich eine Checkliste zur Auswahl eines externen Datenschutzbeauftragten oder ein Muster-Angebot entwerfen.
